Organisatie

De organisatie van het schuttersweekend is in handen van Stichting Schuttersfeesten St. Martinus Houthem-St. Gerlach. Deze Stichting heeft onder andere ten doel het organiseren en houden van feesten, spelen, evenement en jubileafestiviteiten voor gelieerde verenigingen en stichtingen en het samenwerken met en het financieel en organisatorisch ondersteunen van gelieerde verenigingen en stichtingen.

Het bestuur van deze stichting bestaat momenteel nog uit penningmeester Richard Spee en secretaris Renate Hambeukers. De functie “voorzitter” is nog vacant. Zij worden in de organisatie van het schuttersweekend bijgestaan door diverse werkgroepen die door een coördinator worden aangestuurd en uiteraard kunnen ze terugvallen op de ondersteuning vanuit het bestuur van Schutterij Sint Martinus Houthem-St. Gerlach (de gelieerde vereniging) zelf.

Het evenement is verdeeld in een viertal fasen, elk met een bijbehorende organisatie structuur. De vier fasen zijn:

• Voorbereiding
• Installatie
• Uitvoering
• Afsluiting

In de voorbereidende fase worden alle werkzaamheden uitgevoerd die nodig zijn ter voorbereiding van het schuttersweekend. De voorbereidingen zijn inmiddels in volle gang.

Na de voorbereidende fase volgt de installatie fase. Deze fase start de week voor het bondsfeest. In deze fase wordt het feestterrein en de omliggende omgeving feest gereed gemaakt. Voor de betrokkenen (leden Schutterij, leveranciers) moet duidelijk zijn welke taken wanneer moeten worden uitgevoerd. Op vrijdagavond moet (op enkele uitzonderingen na) de volledige opbouw zijn afgerond.

Na de installatie fase volgt op zaterdag 25 en zondag 26 mei het evenement. Voor alle bij het evenement betrokken medewerkers (leden Schutterij, beveiligers, vrijwilligers, verkeersregelaars, EHBO/BHV, schoonmakers, leveranciers enzovoorts)  moet duidelijk zijn wat de taken zijn en wanneer en door wie de taken moeten worden uitgevoerd. Voor alle gasten (bondsbestuur, schutterijen, VIPS, genodigden, artiesten enzovoorts) moet duidelijk zijn wat de planning is.

Na het evenement volgt de afsluitende fase. Ook voor deze fase geldt dat  voor de in deze fase betrokken medewerkers (leden Schutterij, vrijwilligers, schoonmakers, leveranciers enzovoorts)  duidelijk moet zijn wat de taken zijn en wanneer door wie welke werkzaamheden moeten worden uitgevoerd

Voor elke fase zal een apart draaiboek worden opgesteld waarin deze informatie zal worden opgenomen.

De belangrijkste fase is uiteraard de voorbereidende fase. Hieronder volgt een omschrijving van de verschillende verantwoordelijkheden van de verschillende werkgroepen

Personeel en organisatie

De werkgroep personeel en organisatie is verantwoordelijk voor het organiseren en plannen van de werkzaamheden en activiteiten die in de installatie fase, de uitvoering fase en de afsluiting fase moeten worden uitgevoerd en voor het organiseren van het voor deze werkzaamheden benodigde personeel. De werkgroep personeel en organisatie is ook verantwoordelijk voor het opstellen (niet het verspreiden) van de in deze fasen benodigde draaiboeken. In de voorbereiding fase is de werkgroep verantwoordelijk voor het opstellen van het programmaboekje.

Financiën

De werkgroep financiën is verantwoordelijk voor het afsluiten van de voor het evenement benodigde verzekeringen, voor het opstellen van een begroting, voor de aanvraag van subsidie en de afhandeling ervan, voor het benaderen van cultuurfondsen, voor het aanschrijven en werven van sponsoren, voor de consumptiebonnen, voor de inkoop van drank en voeding, voor de kaartverkoop voor en tijdens het event, voor het versturen en verwerken van facturen, voor de incasso van facturen, voor de aangifte van de omzetbelasting en de dagkassa/het betaalsysteem tijdens het event.

Techniek en logistiek

De werkgroep techniek en logistiek is verantwoordelijk voor het inventariseren van de voor het evenement benodigde cateringvoorzieningen, (drink)water voorzieningen, sanitaire voorzieningen, afvoer- en rioolvoorzieningen, elektriciteitsvoorzieningen en noodvoorzieningen, verwarming, ventilatie en overige technische installaties, afvalvoorzieningen, verlichting en noodverlichting, wifi, regenwaterafvoer en de faciliteiten voor overnachting op het terrein.
De werkgroep is ook verantwoordelijk voor de logistiek op het feestterrein. De wegwijzering op het terrein, de toegang voor mensen met fysieke beperking en de aanvoer van goederen en materialen door leveranciers. De werkgroep is verantwoordelijk voor de inrichting van het terrein (medische post, festival tent, overige tenten, podium, tribune, speeltoestellen, afbakenen wedstrijdterreinen, schietbomen, stoelen, banken, tafels enzovoorts). En een plattegrond met daarop de inrichting van het feestterrein en de feesttent waarop duidelijk staat aangegeven de ingang, kassa, nooduitgang, horeca, EHBO, podium, brandkraan/put, brandblus, vluchtroute enzovoorts.

Openbare orde en veiligheid

De werkgroep openbare orde en veiligheid is verantwoordelijk voor toezicht en beveiliging (politie, beveiligingsorganisaties, toezichthouders), voor bewaking terrein ’s nachts, voor brandveiligheid (brandveiligheidsvoorzieningen en instructies), voor medische ondersteuning (geneeskundig personeel, EHBO, werkwijze bij ongeval en letsel, AED), voor de bereikbaarheid van het event (in overleg met wegbeheerder), voor bereikbaarheid voor nood- en hulpdiensten, voor publieksroute, vluchtroute, omleidingen/afzetten optochtroute, verkeersstromen, parkeervoorzieningen (rijplaten), afzettingen, verkeersregelaars, verkeersborden, richting aanduidingen, voor bereikbaarheid voor de omgeving en voor afzetten en afbakenen van het schootsveld. Hiervan wordt een plattegrond gemaakt.  En uiteraard ook voor het weer vrijmaken van de  wegen na de optocht.

De werkgroep maakt tevens een plattegrond van de optochtroute.

De werkgroep is verantwoordelijk voor het uitwerken van scenario’s wat te doen bij overmatig drankgebruik of verstoring openbare orde of brand of ontploffing of overcrowding of verkeersstremming of extreme weersomstandigheden of ontruiming.

PR en communicatie

De werkgroep PR en communicatie is verantwoordelijk voor alle informatie en communicatie aangaande het evenement naar alle betrokkenen en belanghebbenden, voor alle contacten met adverteerders, media, voor alle reclame, drukwerk, promotie en persberichten en voor alle vragen over het evenement van inwoners, gasten, leveranciers, sponsoren, bondsbestuur, schutterijen enzovoorts. Inhoudelijke vragen worden doorgestuurd naar de betreffende werkgroep.

Administratie

Alle documentstromen lopen via de werkgroep administratie. Alle documenten (inclusief offertes en contracten) worden beheerd en gearchiveerd door de werkgroep administratie. In- en uitgaande post wordt verwerkt door de werkgroep administratie. De werkgroep is tevens verantwoordelijk voor de aanvraag van alle benodigde vergunningen en het prijzenpakket. De werkgroep organiseert vergaderingen, zorgt voor notulen van vergaderingen, houdt een besluitenlijst en actielijst bij en zorgt dat actiepunten worden opgevolgd.

Tentoonstelling

Zie onze informatie over de tentoonstelling die gaat worden georganiseerd in de schatkamer op Chateau St. Gerlach en u van 1 mei tot en met 15 juli kunt bezoeken.